Beim Firmenumzug kostet jede Stunde Stillstand bares Geld. Anders als beim Privatumzug müssen IT, Telefonie, Aktenarchiv, Mitarbeiter und Kunden koordiniert werden. Diese Checkliste führt Sie chronologisch durch die wichtigsten Schritte – vom ersten Plan bis zum ersten Arbeitstag im neuen Büro.
8–12 Wochen vorher: Planung & Verantwortliche
- Einen internen Umzugsverantwortlichen benennen – eine feste Ansprechperson für alle Beteiligten.
- Neues Büro vermessen: Passt die vorhandene Möblierung? Einen Stellplan erstellen.
- Budget und Termin festlegen – am besten ein verlängertes Wochenende für minimale Ausfallzeit.
- Angebot beim Umzugsunternehmen einholen und Besichtigung vereinbaren.
6–8 Wochen vorher: IT, Telefonie & Verträge
- IT-Dienstleister einbinden: Server, Netzwerk, Internet- und Telefonanschluss am neuen Standort rechtzeitig beauftragen – Vorlaufzeiten von mehreren Wochen sind normal.
- Strom-, Internet- und Reinigungsverträge ummelden oder neu abschließen.
- Entsorgung und Einlagerung klären: Was kommt mit, was wird eingelagert, was entsorgt?
Aktenarchiv & Datenschutz nicht vergessen
Geschäftsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege und Geschäftsbriefe müssen Sie laut § 257 HGB und § 147 AO sechs bzw. zehn Jahre geordnet aufbewahren. Planen Sie den Transport des Archivs so, dass die Ordnung erhalten bleibt. Alte Akten und Datenträger, die wirklich weg können, müssen datenschutzkonform vernichtet werden (DSGVO) – nicht einfach in den Papiercontainer.
2–4 Wochen vorher: Mitarbeiter & Kommunikation
- Mitarbeiter informieren: neuer Standort, Termin, wer packt welchen Arbeitsplatz selbst.
- Kunden, Lieferanten und Partner über die neue Adresse informieren.
- Adressänderung vorbereiten: Website, Impressum, Google-Profil, Briefpapier, E-Mail-Signaturen, Visitenkarten.
- Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post einrichten.
Umzugswoche: Beschriften & Übergabe
- Jeder Arbeitsplatz und jeder Karton wird klar beschriftet (Raum + Name im neuen Büro).
- IT-Geräte fachgerecht verpacken oder vom Dienstleister demontieren lassen.
- Alte Räume besenrein übergeben – auf Wunsch übernehmen wir die Endreinigung.
Was kostet ein Büroumzug?
Die Kosten hängen von Größe, Möblierung, IT-Aufwand und Etage ab. Wir nennen Ihnen nach einer kurzen Besichtigung einen verbindlichen Festpreis – damit Sie sicher kalkulieren können. Auf Wunsch übernehmen wir Möbelmontage, Einlagerung und Endreinigung aus einer Hand, damit sich Ihr Team voll auf die Arbeit konzentrieren kann.
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